Arhivare fizica

1446131614_article

Serviciile de arhivare fizica a documentelor UtilDeco va ajuta la o buna organizare si administrare a documentelor, in deplina conformitate legala si totodata va aduce mari economii financiare, de timp si spatiu.

Avem experinta de peste cinci ani in oferirea acestui serviciu, in portofoliul de clienti ai UtilDeco fiind institutii publice cat si private.

Calitatea serviciului de arhivare fizica UtilDeco este sustinuta si prin investitii permanente in instrumente de lucru de calitate superioara, precum si in formarea si perfectionarea echipei de lucru.

Desi arhivarea fizica a documentelor este cunoscuta in general sub denumirea de legatorie documente/ dosare, procesul de prelucrare a documentelor in format fizic ale unei institutii este unul mult mai complex care nu se reduce doar la operatiunea de legare a acestora in dosare.

Legislatia in vigoare (Legea Arhivelor Nationale nr. 16/1996 si Instructiunile privind activitatea de arhiva la creatorii si detinatorii de documente) prevede operatiunile arhivistice obligatorii care trebuie efectuate asupra documentelor de arhiva: fondarea, gruparea documentelor in dosare conform unui anumit criteriu, constituirea dosarelor (ordonare documente, legare, numerotare file, evidentiere elemente de identificare) si inventarierea.

Unde facem arhivarea documentelor?

    • la sediul clientului, cu echipe mobile;
    • la centrul de depozitare UtilDeco.

Fondarea (determinarea apartenentei documentelor la fond) este operatiunea arhivistica de delimitare a documentelor apartinand unui creator.

Se realizeaza, in general,in situatia in care o organizatie detine mai multe fonduri arhivistice*, iar apartenenta documentelor la acestea nu este clar stabilita (exemple: cand cel putin doua organizatii s-au unit, iar in arhivaeasel se afla documente care apartin organizatiei nou infiintate, cat si ale celor doua initiale; cand o organizatie mai mare s-a divizat, iar in arhiva se afla documente care apartin organizatiei mama, cat si celor rezultate prin divizare etc.).

In astfel de situatii, se au in vedere determinarea apartenentei la fond si  ordonarea documentelor in cadrul fondului, dupa un criteriu stabilit de comun acord (pe ani si compartimente de munca, iar in cadrul compartimentului, pe probleme; pe compartimente si ani, iar in cadrul anului pe probleme, alfabetic s.a.).

*fond arhivistic = totalitatea documentelor create in decursul activitatii unei institutii/organizatii care nu şi-a schimbat profilul activitatii si teritoriul de competenta.

Ordonarea documentelor in interiorul dosarului este operatiunea de grupare a acestora conform criteriului cronologic si in cazuri speciale dupa alte criterii:  alfabetic, geografic, etc. Cand criteriul folosit pentru ordonare este cronologic, in interiorul dosarului documentele mai vechi vor fi deasupra, iar cele mai noi dedesubt.
Concomitent ordonarii documentelor in dosare, se elimina/indeparteaza acele, clamele, agrafele metalice, capsele, filele nescrise, dubletele, actele repartizate gresit.

O atentie deosebita se acorda numarului maxim de pagini prevazut de lege, care nu poate fi depasit (250-300 file) pentru un dosar. In situatia depasirii acestui numar, se constituie mai multe volume ale aceluiasi dosar.pencil

Costul operatiunii de ordonare se calculeaza per unitate arhivistica (dosar).

Documentele care constituie un dosar se leaga intre doua coperti de carton, astfel incat sa se asigure citirea completa a textului, datelor si rezolutiilor.

Util Deco asigura atat legarea/brosarea dosarelor intre coperti duplex, cat si legarea/copertarea dosarelor intre coperti mucava cu intaritura de panza la cotor, pentru documente in  format A3, A4 si A5.

Costul operatiunii de legare se calculeaza per unitate arhivistica (dosar).

Filele dosarelor se numeroteaza in coltul din dreapta sus, cu creionul negru (pentru a nu se inteveni pe textul original). In cazul dosarelor compuse din mai multe volume, filele se numeroteaza incepand cu numarul 1 pentru fiecare volum.

Odata finalizata numerotarea filelor, pe o foaie nescrisa, adaugata la sfarsitul dosarului sau pe prima pagina nescrisa a registrelor si condicilor, se face urmatoarea certificare: „Prezentul dosar (registru, condica) contine  … file” (numarul filelor se scrie in cifre si, in paranteze in litere). Certificarea dosarului se dateaza si se semneaza la final.

Costul operatiunii de numerotare se calculeaza per unitate arhivistica (dosar).
Elementele de identificare a dosarului se mentioneaza  pe coperta-fata a dosarului si pe cotor.Pe fiecare dosar se inscriu cel putin urmatoarele elemente:

    • denumirea unitatii/institutiei creatoare
    • denumirea compartimentului
    • numarul dosarului din inventarbooklet
    • indicativul dosarului dupa nomenclatorul arhivistic
    • continutul dosarului in rezumat
    • data inceperii
    • data incheierii
    • numarul de file
    • numarul volumului (daca e cazul)
    • termenul de pastrare

Costul operatiunii de scriere eticheta si cotor se calculeaza per unitate arhivistica (dosar).

In urma operatiunilor arhivistice mentionate mai sus, se realizeaza receptia lucrarii de arhivare fizica de catre beneficiar.

Ne preocupa CALITATEA SERVICIILOR, de aceea investim permanent in formarea unei echipe de profesionisti, in infrastructura si tehnologii moderne. Suntem certificati in domeniile: ISO 9001- management al calitatii, ISO 14001 – management de mediu, SR OHSAS – standard privind sistemul de management al sanatatii si securitatii ocupationale si SR ISO/CEI 27001 – sistem de management al securitatii informatiei.

Suntem o ECHIPA DE PROFESIONISTI, specializata si experimentata in servicii de arhivare. Personalul nostru este format in domeniul arhivisticii, prin intermediul Scolii Nationale de Perfectionare Arhivistica din cadrul Facultatii de Arhivistica Bucuresti si are experienta in prelucrarea diverselor fonduri arhivistice.

De ce intreprinderea sociala UtilDeco?

Oferim servicii de arhivare CONFORME CU LEGISLATIA IN VIGOARE,  operatiunile arhivistice efectuate asupra documentelor fiind in acord cu Legea Arhivelor Naţionale nr. 16/1996.

Folosim MATERIALE DE CALITATE in constituirea unitatilor arhivistice (dosarelor).

Garantam SECURITATEA si CONFIDENTIALITATEA datelor, in acest sens avand politici stricte aplicate angajatilor si procedurilor de lucru (conform certificarii ISO 27001).

Detinem EXPERIENTA si PORTOFOLIU DE CLIENTI, ca urmare a furnizarii de servicii de arhivare pe piata din domeniu timp de 5 ani.check

Util Deco inseamna activitate economica reinvestita in PROGRAME SOCIALE. Avem ca principal obiectiv crearea si mentinerea
locurilor de munca pentru persoanele cu dizabilitati (am creat 36 de locuri de munca protejate pentru persoane cu dizabilitati care au statut de angajat).

Credem in DEZVOLTAREA PARTENERIATELOR pe termen lung si in relatia cu clientii nostri, oferindu-le solutii eficiente, in conformitate cu nevoile specifice ale fiecarei organizatii si reglementarile legale in vigoare.

Alegeti ca arhivarea documentelor dumneavoastra sa fie realizata la CELE MAI INALTE STANDARDE DE CALITATE. Alegeti UTIL DECO!

De ce serviciile de arhivare fizica Util Deco?

Ne preocupa CALITATEA SERVICIILOR, de aceea investim permanent in formarea unei echipe de profesionisti, in infrastructura si tehnologii moderne. Suntem certificati in domeniile: ISO 9001- management al calitatii, ISO 14001 – management de mediu, SR OHSAS – standard privind sistemul de management al sanatatii si securitatii ocupationale si SR ISO/CEI 27001 – sistem de management al securitatii informatiei.

Suntem o ECHIPA DE PROFESIONISTI, specializata si experimentata in servicii de arhivare. Personalul nostru este format in domeniul arhivisticii, prin intermediul Scolii Nationale de Perfectionare Arhivistica din cadrul Facultatii de Arhivistica Bucuresti si are experienta in prelucrarea diverselor fonduri arhivistice.

Oferim servicii de arhivare CONFORME CU LEGISLATIA IN VIGOARE,  operatiunile arhivistice efectuate asupra documentelor fiind in acord cu Legea Arhivelor Naţionale nr. 16/1996.

Folosim MATERIALE DE CALITATE in constituirea unitatilor arhivistice (dosarelor).

Garantam SECURITATEA si CONFIDENTIALITATEA datelor, in acest sens avand politici stricte aplicate angajatilor si procedurilor de lucru (conform certificarii ISO 27001).

Detinem EXPERIENTA si PORTOFOLIU DE CLIENTI, ca urmare a furnizarii de servicii de arhivare pe piata din domeniu timp de 5 ani.

Util Deco inseamna activitate economica reinvestita in PROGRAME SOCIALE. Avem ca principal obiectiv crearea si mentinerea locurilor de munca pentru persoanele cu dizabilitati (am creat 35 de locuri de munca protejate pentru persoane cu dizabilitati care au statut de angajat).

Credem in DEZVOLTAREA PARTENERIATELOR pe termen lung si in relatia cu clientii nostri, oferindu-le solutii eficiente, in conformitate cu nevoile specifice ale fiecarei organizatii si reglementarile legale in vigoare.

Alegeti ca arhivarea documentelor dumneavoastra sa fie realizata la CELE MAI INALTE STANDARDE DE CALITATE. Alegeti UTIL DECO!

Arhivare fizica

arhivare fizica

Serviciile de arhivare fizica a documentelor Util Deco va ajuta la o buna organizare si administrare a documentelor, in deplina conformitate legala si totodata va aduce mari economii financiare, de timp si spatiu.

Avem experinta de peste cinci ani in oferirea acestui serviciu, in portofoliul de clienti ai Util Deco fiind institutii publice cat si private, care fie au peste 50 de angajati si valorifica oportunitatea pe Legea 448/2006, fie realizeaza achizitia fara aceasta facilitate.

Calitatea serviciului de arhivare fizica Util Deco este sustinuta si prin investitii permanente in instrumente de lucru de calitate superioara, precum si in formarea si perfectionarea echipei de lucru. De ce serviciile de arhivare fizica Util Deco?

Desi arhivarea fizica a documentelor este cunoscuta in general sub denumirea de legatorie documente/ dosare, procesul de prelucrare a documentelor in format fizic ale unei institutii este unul mult mai complex care nu se reduce doar la operatiunea de legare a acestora in dosare.

Legislatia in vigoare (Legea Arhivelor Nationale nr. 16/1996 si Instructiunile privind activitatea de arhiva la creatorii si detinatorii de documente) prevede operatiunile arhivistice obligatorii care trebuie efectuate asupra documentelor de arhiva: fondarea, gruparea documentelor in dosare conform unui anumit criteriu, constituirea dosarelor (ordonare documente, legare, numerotare file, evidentiere elemente de identificare) si inventarierea.

Unde facem arhivarea documentelor?

    • la sediul clientului, cu echipe mobile;
    • la centrul de depozitare Util Deco.

[tab_container initial_open=’1′]

[tab title=’Fondarea’]Fondarea (determinarea apartenentei documentelor la fond) este operatiunea arhivistica de delimitare a documentelor apartinand unui creator.

Se realizeaza, in general,in situatia in care o organizatie detine mai multe fonduri arhivistice*, iar apartenenta documentelor la acestea nu este clar stabilita (exemple: cand cel putin doua organizatii s-au unit, iar in arhiva se afla documente care apartin organizatiei nou infiintate, cat si ale celor doua initiale; cand o organizatie mai mare s-a divizat, iar in arhiva se afla documente care apartin organizatiei mama, cat si celor rezultate prin divizare etc.).

In astfel de situatii, se au in vedere determinarea apartenentei la fond si  ordonarea documentelor in cadrul fondului, dupa un criteriu stabilit de comun acord (pe ani si compartimente de munca, iar in cadrul compartimentului, pe probleme; pe compartimente si ani, iar in cadrul anului pe probleme, alfabetic s.a.).

*fond arhivistic = totalitatea documentelor create in decursul activitatii unei institutii/organizatii care nu şi-a schimbat profilul activitatii si teritoriul de competenta.

[/tab]

[tab title=’Ordonarea’]Ordonarea documentelor in interiorul dosarului este operatiunea de grupare a acestora conform criteriului cronologic si in cazuri speciale dupa alte criterii:  alfabetic, geografic, etc. Cand criteriul folosit pentru ordonare este cronologic, in interiorul dosarului documentele mai vechi vor fi deasupra, iar cele mai noi dedesubt.

Concomitent ordonarii documentelor in dosare, se elimina/indeparteaza acele, clamele, agrafele metalice, capsele, filele nescrise, dubletele, actele repartizate gresit.

O atentie deosebita se acorda numarului maxim de pagini prevazut de lege, care nu poate fi depasit (250-300 file) pentru un dosar. In situatia depasirii acestui numar, se constituie mai multe volume ale aceluiasi dosar.

Costul operatiunii de ordonare se calculeaza per unitate arhivistica (dosar).

[/tab]

[tab title=’Legarea’] Documentele care constituie un dosar se leaga intre doua coperti de carton, astfel incat sa se asigure citirea completa a textului, datelor si rezolutiilor.

Util Deco asigura atat legarea/brosarea dosarelor intre coperti duplex, cat si legarea/copertarea dosarelor intre coperti mucava cu intaritura de panza la cotor, pentru documente in  format A3, A4 si A5.

Costul operatiunii de legare se calculeaza per unitate arhivistica (dosar).

[/tab]

[tab title=’Numerotarea’]Filele dosarelor se numeroteaza in coltul din dreapta sus, cu creionul negru (pentru a nu se inteveni pe textul original). In cazul dosarelor compuse din mai multe volume, filele se numeroteaza incepand cu numarul 1 pentru fiecare volum.

Odata finalizata numerotarea filelor, pe o foaie nescrisa, adaugata la sfarsitul dosarului sau pe prima pagina nescrisa a registrelor si condicilor, se face urmatoarea certificare: „Prezentul dosar (registru, condica) contine  … file” (numarul filelor se scrie in cifre si, in paranteze in litere). Certificarea dosarului se dateaza si se semneaza la final.

Costul operatiunii de numerotare se calculeaza per unitate arhivistica (dosar).

[/tab]

[tab title=’Etichetarea’]
Elementele de identificare a dosarului se mentioneaza  pe coperta-fata a dosarului si pe cotor.Pe fiecare dosar se inscriu cel putin urmatoarele elemente:

    • denumirea unitatii/institutiei creatoare
    • denumirea compartimentului
    • numarul dosarului din inventar
    • indicativul dosarului dupa nomenclatorul arhivistic
    • continutul dosarului in rezumat
    • data inceperii
    • data incheierii
    • numarul de file
    • numarul volumului (daca e cazul)
    • termenul de pastrare

Costul operatiunii de scriere eticheta si cotor se calculeaza per unitate arhivistica (dosar).

[/tab]

[tab title=’Inventarierea’]
Operatiunea arhivistica de luare in evidenta a unitatilor arhivistice (dosarele perfectate) dintr-un fond, parte de fond sau colectie, dupa ordonarea lor conform unor criterii stabilite din nomenclatorul arhivistic al institutiei. In urma acestei operatiuni rezulta inventarul fondului sau colectiei. Acesta este principalul instrument de evidenta intr-o arhiva.Fiecare unitate arhivistica in parte este luata in evidenta prin completarea rubricilor formularului de inventar, instrument de evidentaprevazut de legislatia in vigoare.

Inventarul cuprinde toate unitatile arhivistice cu acelasi termen de pastrare, create in cursul unui an de catre un compartiment de munca.

O atentie deosebita se acorda procedurii de inventariere a documentelor neconstituite pe probleme si termene de pastrare. Ordonarea acestora va fi executata dupa criteriul cronologic, apoi documentele vor fi grupate in dosare, pe probleme. In acest caz, inventarierea dosarelor se va intocmi pe ani, indiferent de termenul de pastrare.

Costul operatiunii de inventariere se calculeaza per unitate arhivistica (dosar).

[/tab]

[/tab_container]

In urma operatiunilor arhivistice mentionate mai sus, se realizeaza receptia lucrarii de arhivare fizica de catre beneficiar.

Alte servicii Util Deco complementare:

    • Depozitare arhiva in depozitul Util Deco, amenajat si dotat dupa cele mai exigente standarde
    • Amenajare depozit la sediul clientului