De ce sa externalizati serviciile de arhivare a documentelor?

Arhivarea documentelor este un domeniu prezent zi de zi in sfera de activitate a oricarei persoane juridice deoarece Legea Arhivelor Nationale nr. 16/1996 impune ca orice document creat/primit pe parcursul activitatii sa fie inregistrat, iar apoi supus unui proces complex de prelucrare.

Conform legii, in calitate de creator si detinator de documente, aveti numeroase obligatii in domeniul arhivarii documentelor:

    • infiintarea unui compartiment de arhiva/ desemnarea personalului insarcinat cu activitatea de arhiva;
    • formarea, perfectionarea si atestarea personalului in domeniu;
    • intocmirea nomenclatorului arhivistic;
    • constituirea  dosarelor;
    • inventarierea dosarelor;
    • pastrarea documentelor in spatii special amenajate pentru arhiva, asigurandu-le impotriva distrugerii, degradarii, sustragerii;
    • controlul tuturor intrarilor si iesirilor din arhive;
    • selectionarea documentelor;
    • predarea la Arhivele Nationale / Directiile Judetene ale Arhivelor Nationale a documentelor care fac parte din Fndul Arhivistic National (documentele cu termen de pastrare permanent).

In lipsa unor cunostinte de specialitate, respectarea legii arhivelor este aproape imposibila, ceea ce are impact negativ si in gestionarea eficienta a intregului ciclu de viata al documentelor detinute de organizatia dvs.

Externalizand, toate aceste obligatii pot fi preluate de o firma specializata!


AVANTAJELE EXTERNALIZARII SERVICIULUI DE ARHIVARE SI DEPOZITARE:

    • evitarea riscurilor – date de nerespectarea legislatiei in vigoare cu privire la arhivarea documentelor (amenzi si penalizari, procese, probleme de imagine etc.);
    • obtinerea de economii de costuri – care decurg din cheltuielile legate de inchirierea spatiului destinat arhivei, amenajarea si dotarea acestuia, echipamente, plata personalului specializat pe linie de arhiva, investitiile in know-how si tehnologie, timpul pierdut pentru cautarea documentelor, costuri de stocare  etc.;
    • eficientizarea spatiului propriu – acesta fiind utilizat pentru derularea activitatilor institutiei, nu pentru depozitarea documentelor;
    • eficientizarea activitatii angajatilor dvs., prin reducerea timpului de cautare si manevrare a documentelor (cautarea in arhiva, regasirea documentului, reintroducerea sa in arhiva);
    • garantia securitatii si confidentialitatii documentelor, care prin servicii specializate sunt depozitate/stocate intr-un mediu controlat (conform reglementarilor in vigoare) si cu niveluri de acces prestabilit;
    • acces la documente rapid si facil;
    • reducerea riscurilor asociate pierderii si degradarii documentelor.

Alegand externalizarea serviciilor de arhivare faceti economii de timp, resurse financiare si umane!