Arhivare fizica

1446131614_article

Serviciile de arhivare fizica a documentelor UtilDeco va ajuta la o buna organizare si administrare a documentelor, in deplina conformitate legala si totodata va aduce mari economii financiare, de timp si spatiu.

Avem experinta de peste cinci ani in oferirea acestui serviciu, in portofoliul de clienti ai UtilDeco fiind institutii publice cat si private.

Calitatea serviciului de arhivare fizica UtilDeco este sustinuta si prin investitii permanente in instrumente de lucru de calitate superioara, precum si in formarea si perfectionarea echipei de lucru.

Desi arhivarea fizica a documentelor este cunoscuta in general sub denumirea de legatorie documente/ dosare, procesul de prelucrare a documentelor in format fizic ale unei institutii este unul mult mai complex care nu se reduce doar la operatiunea de legare a acestora in dosare.

Legislatia in vigoare (Legea Arhivelor Nationale nr. 16/1996 si Instructiunile privind activitatea de arhiva la creatorii si detinatorii de documente) prevede operatiunile arhivistice obligatorii care trebuie efectuate asupra documentelor de arhiva: fondarea, gruparea documentelor in dosare conform unui anumit criteriu, constituirea dosarelor (ordonare documente, legare, numerotare file, evidentiere elemente de identificare) si inventarierea.

Unde facem arhivarea documentelor?

    • la sediul clientului, cu echipe mobile;
    • la centrul de depozitare UtilDeco.

Fondarea (determinarea apartenentei documentelor la fond) este operatiunea arhivistica de delimitare a documentelor apartinand unui creator.

Se realizeaza, in general,in situatia in care o organizatie detine mai multe fonduri arhivistice*, iar apartenenta documentelor la acestea nu este clar stabilita (exemple: cand cel putin doua organizatii s-au unit, iar in arhivaeasel se afla documente care apartin organizatiei nou infiintate, cat si ale celor doua initiale; cand o organizatie mai mare s-a divizat, iar in arhiva se afla documente care apartin organizatiei mama, cat si celor rezultate prin divizare etc.).

In astfel de situatii, se au in vedere determinarea apartenentei la fond si  ordonarea documentelor in cadrul fondului, dupa un criteriu stabilit de comun acord (pe ani si compartimente de munca, iar in cadrul compartimentului, pe probleme; pe compartimente si ani, iar in cadrul anului pe probleme, alfabetic s.a.).

*fond arhivistic = totalitatea documentelor create in decursul activitatii unei institutii/organizatii care nu şi-a schimbat profilul activitatii si teritoriul de competenta.

Ordonarea documentelor in interiorul dosarului este operatiunea de grupare a acestora conform criteriului cronologic si in cazuri speciale dupa alte criterii:  alfabetic, geografic, etc. Cand criteriul folosit pentru ordonare este cronologic, in interiorul dosarului documentele mai vechi vor fi deasupra, iar cele mai noi dedesubt.
Concomitent ordonarii documentelor in dosare, se elimina/indeparteaza acele, clamele, agrafele metalice, capsele, filele nescrise, dubletele, actele repartizate gresit.

O atentie deosebita se acorda numarului maxim de pagini prevazut de lege, care nu poate fi depasit (250-300 file) pentru un dosar. In situatia depasirii acestui numar, se constituie mai multe volume ale aceluiasi dosar.pencil

Costul operatiunii de ordonare se calculeaza per unitate arhivistica (dosar).

Documentele care constituie un dosar se leaga intre doua coperti de carton, astfel incat sa se asigure citirea completa a textului, datelor si rezolutiilor.

Util Deco asigura atat legarea/brosarea dosarelor intre coperti duplex, cat si legarea/copertarea dosarelor intre coperti mucava cu intaritura de panza la cotor, pentru documente in  format A3, A4 si A5.

Costul operatiunii de legare se calculeaza per unitate arhivistica (dosar).

Filele dosarelor se numeroteaza in coltul din dreapta sus, cu creionul negru (pentru a nu se inteveni pe textul original). In cazul dosarelor compuse din mai multe volume, filele se numeroteaza incepand cu numarul 1 pentru fiecare volum.

Odata finalizata numerotarea filelor, pe o foaie nescrisa, adaugata la sfarsitul dosarului sau pe prima pagina nescrisa a registrelor si condicilor, se face urmatoarea certificare: „Prezentul dosar (registru, condica) contine  … file” (numarul filelor se scrie in cifre si, in paranteze in litere). Certificarea dosarului se dateaza si se semneaza la final.

Costul operatiunii de numerotare se calculeaza per unitate arhivistica (dosar).
Elementele de identificare a dosarului se mentioneaza  pe coperta-fata a dosarului si pe cotor.Pe fiecare dosar se inscriu cel putin urmatoarele elemente:

    • denumirea unitatii/institutiei creatoare
    • denumirea compartimentului
    • numarul dosarului din inventarbooklet
    • indicativul dosarului dupa nomenclatorul arhivistic
    • continutul dosarului in rezumat
    • data inceperii
    • data incheierii
    • numarul de file
    • numarul volumului (daca e cazul)
    • termenul de pastrare

Costul operatiunii de scriere eticheta si cotor se calculeaza per unitate arhivistica (dosar).

In urma operatiunilor arhivistice mentionate mai sus, se realizeaza receptia lucrarii de arhivare fizica de catre beneficiar.

Ne preocupa CALITATEA SERVICIILOR, de aceea investim permanent in formarea unei echipe de profesionisti, in infrastructura si tehnologii moderne. Suntem certificati in domeniile: ISO 9001- management al calitatii, ISO 14001 – management de mediu, SR OHSAS – standard privind sistemul de management al sanatatii si securitatii ocupationale si SR ISO/CEI 27001 – sistem de management al securitatii informatiei.

Suntem o ECHIPA DE PROFESIONISTI, specializata si experimentata in servicii de arhivare. Personalul nostru este format in domeniul arhivisticii, prin intermediul Scolii Nationale de Perfectionare Arhivistica din cadrul Facultatii de Arhivistica Bucuresti si are experienta in prelucrarea diverselor fonduri arhivistice.

De ce intreprinderea sociala UtilDeco?

Oferim servicii de arhivare CONFORME CU LEGISLATIA IN VIGOARE,  operatiunile arhivistice efectuate asupra documentelor fiind in acord cu Legea Arhivelor Naţionale nr. 16/1996.

Folosim MATERIALE DE CALITATE in constituirea unitatilor arhivistice (dosarelor).

Garantam SECURITATEA si CONFIDENTIALITATEA datelor, in acest sens avand politici stricte aplicate angajatilor si procedurilor de lucru (conform certificarii ISO 27001).

Detinem EXPERIENTA si PORTOFOLIU DE CLIENTI, ca urmare a furnizarii de servicii de arhivare pe piata din domeniu timp de 5 ani.check

Util Deco inseamna activitate economica reinvestita in PROGRAME SOCIALE. Avem ca principal obiectiv crearea si mentinerea
locurilor de munca pentru persoanele cu dizabilitati (am creat 36 de locuri de munca protejate pentru persoane cu dizabilitati care au statut de angajat).

Credem in DEZVOLTAREA PARTENERIATELOR pe termen lung si in relatia cu clientii nostri, oferindu-le solutii eficiente, in conformitate cu nevoile specifice ale fiecarei organizatii si reglementarile legale in vigoare.

Alegeti ca arhivarea documentelor dumneavoastra sa fie realizata la CELE MAI INALTE STANDARDE DE CALITATE. Alegeti UTIL DECO!

Noi absolventi ai cursului de arhivare

Astazi, la Centrul National de Economie Sociala, s-a desfasurat  examenul de final pentru  cursul de Arhivar (cod COR 441501), organizat de Fundatia “Alaturi de Voi” Romania, in perioada  10-28 noiembrie 2014.

 Absolventii  vor pune in practica ceea ce au invatat  pe parcursul celor 120 de ore, atat la curs cat si activitatea practica din cadrul Serviciului de Arhivare si Depozitare Documente Util Deco.

Formatorii pentru cursul de arhivar a fost  specialisti ADV Romania si  Catalin Botosineanu de la Directia Judeteana Iasi a Arhivelor Nationale.

Urmatorul curs de arhivar este planificat pentru luna februarie 2015. Pentru detalii poate fi contactata dna Alina Paduret, Director Centru Iasi ADV Romania, la tel. 0232 275568, 0757 110236 sau email: alina.paduret@alaturidevoi.ro.

Va sesizam si o oportunitate de formare profesionala din partea firmelor: Art.34 din OUG nr 129/2000 republicata care prevede ca societatile comerciale, companiile si societatile nationale, regiile autonome si alte institutii pot efectua cheltuieli pentru formarea profesionala a salariatilor, cheltuieli care se deduc, dupa caz, din impozitul pe profit sau din impozitul pe venit.

 

Pentru implementatorii de proiecte structurale

Pentru-implementatorii-de-structuraleO opinie interesanta a Mirelei Serban, oficial al R&M Audit Contabilitate care ar trebui sa va indrepte catre noi:
“Arhivarea ocupa apoi locul important, intrucat toate documentele originale privind activitatile si cheltuielile eligibile, inregistrarile si registrele contabile trebuie arhivate si pastrate timp de 5 ani de la inchiderea oficiala a PO 2007-2013, iar beneficiarul este obligat sa anunte Autoritatea de Management si Organismele Intermediare cu privire la locul arhivarii. Daca tinem cont de dimensiunile multor proiecte, pastrarea tuturor actelor devine in unele cazuri o problema complicata si aici vorbim deja de externalizarea acestui serviciu”, a spus oficialul R&M Audit Contabilitate.
Articolul intreg la http://www.dailybusiness.ro/stiri-finante-banci/perioada-critica-pentru-proiectele-cu-finantari-europene-92542/

Sustinere din mediul de afaceri

moldavia-topo-cad-utildeco1ADV Romania multumeste firmei Moldavia Topo-Cad pentru sustinerea oferita unitatii protejate autorizate Util Deco. Firma, ce isi desfasoara activitatea in domeniul masuratorilor cadastrale si topografice, a realizat intabularea cladirii noii investitii Util Deco – Serviciul de arhivare si depozitare documente – cu titlu gratuit.

Aceasta forma de colaborare intareste increderea acordata de zona corporate organizatiilor ce lucreaza pentru transformarea persoanei cu handicap din abonat al serviciilor sociale in contribuabil.

Serviciu nou al Util Deco

inaugurare-depozit-arhivare-utildecoADV Romania a inaugurat Serviciul de arhivare si depozitare documente Util Deco, realizat printr-un credit social acordat ADV Romania de catre BCR.

Depozitul de arhiva, situat in strada Bazinelor nr 5, sat Uricani, com Miroslava, jud Iasi, este construit la standarde, permite depozitarea a aproximativ 3000 m liniari de documente si va permite in primii 2 ani de functionare crearea a 12 noi locuri de munca, din care jumatate pentru persoane cu dizabilitati.

Persoanele interesate de arhivare si depozitare arhiva pot sa ne contacteze la 0757 110 238, e-mail irina.isacila [at] utildeco.ro, persoana de contact Irina Isacila, sef serviciu depozitare si arhivare documente.

Inaugurarea depozitului de arhiva!

Arhivare si Depozitare DocumenteIn 15 mai 2013, ora 12.00, ADV Romania inaugureaza Serviciul de arhivare si depozitare documente Util Deco, realizat printr-un credit cu dobanda zero acordat ADV Romania de catre BCR.

Depozitul de arhiva, situat in strada Bazinelor nr 5, sat Uricani, com Miroslava, jud Iasi, este construit la standarde, permite depozitarea a aproximativ 3000 m liniari de documente si va asigura in primii 2 ani de functionare crearea a 12 noi locuri de munca, din care jumatate pentru persoane cu dizabilitati.

Valoarea totala a investitiei este de 254.000 euro, din care creditul BCR este in suma de 150.000 euro.

De ce serviciile de arhivare fizica Util Deco?

Ne preocupa CALITATEA SERVICIILOR, de aceea investim permanent in formarea unei echipe de profesionisti, in infrastructura si tehnologii moderne. Suntem certificati in domeniile: ISO 9001- management al calitatii, ISO 14001 – management de mediu, SR OHSAS – standard privind sistemul de management al sanatatii si securitatii ocupationale si SR ISO/CEI 27001 – sistem de management al securitatii informatiei.

Suntem o ECHIPA DE PROFESIONISTI, specializata si experimentata in servicii de arhivare. Personalul nostru este format in domeniul arhivisticii, prin intermediul Scolii Nationale de Perfectionare Arhivistica din cadrul Facultatii de Arhivistica Bucuresti si are experienta in prelucrarea diverselor fonduri arhivistice.

Oferim servicii de arhivare CONFORME CU LEGISLATIA IN VIGOARE,  operatiunile arhivistice efectuate asupra documentelor fiind in acord cu Legea Arhivelor Naţionale nr. 16/1996.

Folosim MATERIALE DE CALITATE in constituirea unitatilor arhivistice (dosarelor).

Garantam SECURITATEA si CONFIDENTIALITATEA datelor, in acest sens avand politici stricte aplicate angajatilor si procedurilor de lucru (conform certificarii ISO 27001).

Detinem EXPERIENTA si PORTOFOLIU DE CLIENTI, ca urmare a furnizarii de servicii de arhivare pe piata din domeniu timp de 5 ani.

Util Deco inseamna activitate economica reinvestita in PROGRAME SOCIALE. Avem ca principal obiectiv crearea si mentinerea locurilor de munca pentru persoanele cu dizabilitati (am creat 35 de locuri de munca protejate pentru persoane cu dizabilitati care au statut de angajat).

Credem in DEZVOLTAREA PARTENERIATELOR pe termen lung si in relatia cu clientii nostri, oferindu-le solutii eficiente, in conformitate cu nevoile specifice ale fiecarei organizatii si reglementarile legale in vigoare.

Alegeti ca arhivarea documentelor dumneavoastra sa fie realizata la CELE MAI INALTE STANDARDE DE CALITATE. Alegeti UTIL DECO!

De ce sa externalizati serviciile de arhivare a documentelor?

Arhivarea documentelor este un domeniu prezent zi de zi in sfera de activitate a oricarei persoane juridice deoarece Legea Arhivelor Nationale nr. 16/1996 impune ca orice document creat/primit pe parcursul activitatii sa fie inregistrat, iar apoi supus unui proces complex de prelucrare.

Conform legii, in calitate de creator si detinator de documente, aveti numeroase obligatii in domeniul arhivarii documentelor:

    • infiintarea unui compartiment de arhiva/ desemnarea personalului insarcinat cu activitatea de arhiva;
    • formarea, perfectionarea si atestarea personalului in domeniu;
    • intocmirea nomenclatorului arhivistic;
    • constituirea  dosarelor;
    • inventarierea dosarelor;
    • pastrarea documentelor in spatii special amenajate pentru arhiva, asigurandu-le impotriva distrugerii, degradarii, sustragerii;
    • controlul tuturor intrarilor si iesirilor din arhive;
    • selectionarea documentelor;
    • predarea la Arhivele Nationale / Directiile Judetene ale Arhivelor Nationale a documentelor care fac parte din Fndul Arhivistic National (documentele cu termen de pastrare permanent).

In lipsa unor cunostinte de specialitate, respectarea legii arhivelor este aproape imposibila, ceea ce are impact negativ si in gestionarea eficienta a intregului ciclu de viata al documentelor detinute de organizatia dvs.

Externalizand, toate aceste obligatii pot fi preluate de o firma specializata!


AVANTAJELE EXTERNALIZARII SERVICIULUI DE ARHIVARE SI DEPOZITARE:

    • evitarea riscurilor – date de nerespectarea legislatiei in vigoare cu privire la arhivarea documentelor (amenzi si penalizari, procese, probleme de imagine etc.);
    • obtinerea de economii de costuri – care decurg din cheltuielile legate de inchirierea spatiului destinat arhivei, amenajarea si dotarea acestuia, echipamente, plata personalului specializat pe linie de arhiva, investitiile in know-how si tehnologie, timpul pierdut pentru cautarea documentelor, costuri de stocare  etc.;
    • eficientizarea spatiului propriu – acesta fiind utilizat pentru derularea activitatilor institutiei, nu pentru depozitarea documentelor;
    • eficientizarea activitatii angajatilor dvs., prin reducerea timpului de cautare si manevrare a documentelor (cautarea in arhiva, regasirea documentului, reintroducerea sa in arhiva);
    • garantia securitatii si confidentialitatii documentelor, care prin servicii specializate sunt depozitate/stocate intr-un mediu controlat (conform reglementarilor in vigoare) si cu niveluri de acces prestabilit;
    • acces la documente rapid si facil;
    • reducerea riscurilor asociate pierderii si degradarii documentelor.

Alegand externalizarea serviciilor de arhivare faceti economii de timp, resurse financiare si umane!

Consultanta arhivare

consultanta

Specialistii nostri pot furniza o gama larga de servicii de consultanta in domeniul arhivarii documentelor,  care pot fi independente sau pot constitui un proiect, fiind adaptate nevoilor specifice ale fiecarei institutii.

Oferta noastra cuprinde:

  • Consultanta privind elaborarea nomenclatorului arhivistic sau modificarea si completarea acestuia, dupa caz;
  • Consultanta privind operatiunile arhivistice efectuate asupra documentelor de arhiva- constituirea dosarelor, ordonarea documentelor si a dosarelor, inventarierea dosarelor,  selectionarea documentelor (in vederea pastrarii permanente a celor ce fac parte din Fondul Arhivistic National si eliminarea celor lipsite de importanta);
  • Consultanta privind elaborarea instrumentelor obligatorii de evidenta a documentelor (inventare arhivistice, registrul de evidenta curenta a intrarilor – iesirilor unitatilor arhivistice, registrul de depozit, fisa de control, ghiduri de raft, ghidul topografic);
  • Consultanta privind depozitarea si organizarea arhivelor.

Alegeti UtilDeco si beneficiati de un partener informat care va poate pune la dispozitie cele mai bune practici in domeniul arhivarii documentelor.

Arhivare electronica

MFiles

Serviciile de arhivare electronica Util Deco permit reducerea volumului de documente in format fizic folosite de o institutie, eliminarea riscului de pierdere/deteriorare a documentelor si reducerea timpului necesar pentru a regasi anumite informatii.

Procesul de arhivare electronica a documentelor presupune parcurgerea mai multor etape, incepand cu evaluarea arhivei fizice, scanarea si indexarea documentelor si terminand cu stocarea imaginilor pe orice suport de memorie/in centrul de date Util Deco si gestiunea arhivei electronice prin intermediul sistemului performant de management al documentelor pe care il detinem – M-Files.

Specialistii Util Deco realizeaza evaluarea arhivei fizice in vederea definirii regulilor de scanare si indexare a documentelor, precum si a structurii arhivei electronice. Schemele de indexare sunt stabilite de comun acord cu beneficiarul pentru a asigura regasirea ulterioara rapida si facila a documentelor.

Astfel, se au in vedere caracteristicile documentelor ce vor fi supuse conversiei digitale (volumul, starea, gradul de automatizare posibil etc.), precum si sistemul de organizare a acestora, conform cu procedurile interne de arhivare (pe baza nomenclatorului arhivistic, pe departamente,
proiecte etc.).

Dupa realizarea actiunilor specifice de pregatire a scanarii (evaluarea arhivei fizice, preluare si transport arhiva/deplasare cu echipament si operator in locatia unde se afla arhiva, desfacere dosare, decapsare etc.), se realizeaza preluarea imaginilor de pe documentele originale, cu echipament specializat de scanare.interstate

In functie de formatul documentelor, scanarea documentelor se realizeaza automat sau manual, la rezolutii cuprinse intre 150 – 600 dpi, alb-negru, color sau cu tonuri de gri, iar salvarea lor se poate face in formate electronice foarte accesibile ca PDF, JEG si TIF.

Dupa scanare, documentele in format fizic sunt aduse la forma initiala de organizare (in bibliorafturi, dosare, cutii etc.) sau, la cererea clientului, sunt prelucrate din punct de vedere arhivistic – arhivare fizica.

Scanarea documentelor se poate realiza atat la centrul nostru de depozitare, cat si la sediul clientului, Util Deco asigurand deplasarea unui operator si a echipamentului necesar scanarii.

Costul operatiunii de scanare se calculeaza in functie de: rezolutia la care vor fi scanate documentele, modul de scanare (monocrom, gri sau color), formatul de fisier in care vor fi livrate documentele, cantitatea de documente ce va fi scanata,  starea documentelelor, gradul de automatizare posibil.

Indexarea documentelor electronice obtinute in urma scanarii permite regasirea ulterioara a acestora intr-un mod rapid si facil.

Indexarea se poate realiza prin intermediul metadatelor introduse in campurile index sau prin indexarea intregului continut.

Schemele de indexare sunt definite pornind de la criteriile stabilite de comun acord cu beneficiarul, pentru a se plia pe propriile obiective de regasire a documentelor.

Costul operatiunii de indexare se calculeaza per document / pagina.

Dupa scanarea si indexarea documentelor, beneficiarul are posibilitatea de a alege modalitatea de acces la acestea:

  • documentele sunt livrate pe CD-uri sau DVD-uri (care vor contine imaginile/documentele scanate si datele indexate, permitand cautarea documentelor);
  • gazduirea in centrul de date Util Deco, cu posibilitatea de trimitere a documentelor necesare, la solicitarea beneficiarului;
  • gazduirea in centrul de date Util Deco si gestiunea arhivei electronice cu facilitati de acces rapid si securizat, prin intermediul sistemului performant de management al documentelor – M-Files.

Detinem un sistem performant de arhivare electronica – M-Files (o solutie integrata de management al documentelor) care ofera toate facilitatile si functionalitatile necesare administrarii eficiente a documentelor dintr-o institutie:

  • procesare, indexare si clasificare a documentelor;
  • cautare rapida si regasire usoara pe baza de cuvinte cheie;
  • arhivare si versionare automata, pentru a urmari orice schimbare intervenita la un document;
  • acces securizat;
  • stocarea documentelor centralizate intr-o singura locatie;
  • certitudinea ca un document este citit sau modificat doar de persoane autorizate.