16 tineri au fost angajați să se ocupe de arhiva Casei de Pensii

locuri-de-munca-casa-de-pensie-adeverinteFundatia Alaturi de Voi Romania a infiintat depozitul si implicit serviciul de arhivare de doar cateva luni. Suficient insa ca sa atraga primii clienti printre care si Casa Judeteana de Pensii care a predat dosarele angajatilor a sase societati comerciale care s-au desfiintat de-a lungul timpului. De aceste documente se ocupa acum 16 tineri carora fundatia le poate oferi astfel un loc de munca. “De la preluarea dosarului si pana la bagatul in cutii sunt cam vreo sase operatiuni – de la selectionare in functie de alfabetic, cronologic, numerologic dupa ani sau in functie de cum vrea clientul“, a explicat Vali, unul dintre tinerii angajati.

Citeste mai mult.

banner-400-x-98-utildeco

De ce depozitul de arhiva Util Deco?

SIGURANTA SI SECURITATEA DOCUMENTELOR

  • depozitarea arhivei la Util Deco elimina riscul pierderii sau distrugerii documentelor în format fizic ale institutiei dvs.;
  • depozitul este un mediu controlat,  fiind special proiectat si construit pentru depozitare arhiva, in conformitate cu reglementarile Arhivelor Nationale.

GARANTIA SIGURANTEI

  • depozitul de arhiva Util Deco respecta cele mai exigente standarde de securitate si siguranta find dotat cu sisteme complexe de prevenire si stingere a incendiilor, ventilatie naturala si sisteme de ventilatie artificiala, sisteme de monitorizare permanenta a temperaturii si umiditatii.

GARANTIA SECURITATII

  • depozitul are zone delimitate fizic ce respecta principalele circuite functionale ale arhivei in depozit, sistem informatizat de evidenta a arhivei, acces pe baza de carduri magnetice, pe niveluri prestabilite, alarma si monitorizare computerizata permanenta.

CONFIDENTIALITATEA DATELOR

Informatiile dvs. sunt manevrate de angajatii UTIL DECO instruiti cu privire la conditiile legale de  prelucrare a datelor si care au semnat cu organizatia contracte de confidentialitate.

Exista un CONTROL ASUPRA ACCESARII DOCUMENTELOR, stiindu-se cu precizie cine si ce consulta din arhiva (consultarea se realizeaza doar in urma unei cereri scrise, iar lunar primiti o situatie a intrarilor-iesirilor din depozit).

ACCES RAPID SI FACIL LA DOCUMENTELE DEPOZITATE

La cerere, documentele de care aveti nevoie pot fi transmise in format fizic sau electronic la sediul dumneavoastra sau pot fi consultate la sala de studiu din cadrul centrului de depozitare.

Sala de studiu este dotata cu toata logistica necesara pentru efectuarea de copii, scanare de documente si acces la internet.

AVANTAJ ECONOMIC

  • Dat de plata chiriei pentru arhiva depozitata deoarece se face exact pentru spatiul de care aveti nevoie pentru documentele organizatiei, fara sa fiti nevoit sa amenajati si sa autorizati un spatiu intreg (dosarele sunt introduse in cutii, iar costul se calculeaza per cutie depozitata).

Alte ECONOMII DE COSTURI care decurg din:

  • eliberarea spatiului necesar depozitarii arhivei sau economisirea banilor destinati inchirierii, amenajarii, dotarii si intretinerii spatiilor destinate arhivei;
  • utilizarea spatiilor exclusiv pentru derularea activitatilor insitutiei, nu pentru depozitare;
  • reducerea costurilor legate de personal (pentru plata personalului specializat pe linie de arhiva) sau timpul pierdut de angajatii dumneavoastra pentru cautarea documentelor;
  • distrugerea la timp a documentelor expirate.

Util Deco inseamna activitate economica reinvestita in PROGRAME SOCIALE, principalul nostru obiectiv fiind  crearea si mentinerea locurilor de munca pentru persoanele cu dizabilitati (am creat 35 de locuri de munca protejate pentru persoane cu dizabilitati care au statut de angajat).

Siguranta, securitate, management performant al arhivei depozitate ! Alegeti UTIL DECO!

Depozitare Arhiva

dollyUtilDeco – intreprindere sociala dezvoltata si sustinuta de ADV Romania, detine unul dintre cele mai moderne centre de depozitare arhiva din Romania, special proiectat si construit in acest scop, in conformitate cu reglementarile Arhivelor Nationale (“Normativul privind caracteristicile tehnico-functionale ale spatiilor si echipamentelor de depozitare si conservare a arhivelor aflate in administrarea creatorilor publici si privati de arhiva“).

Depozitul este situat in Iasi, pe str. Bazinelor nr. 5 (la iesirea pe E 28 Iasi – Bacau, vis-a-vis de Antibiotice).

Centrul de depozitare este amenajat si dotat dupa cele mai exigente standarde, pentru a oferi un grad maxim de securitate si siguranta documentelor depozitate:

    • sisteme complexe de prevenire si stingere a incendiilor;
    • ventilatie naturala si sisteme de ventilatie artificiala;
    • sisteme de monitorizare permanenta a temperaturii si umiditatii;
    • zone delimitate fizic care respecta principalele circuite functionale ale arhivei in depozit: primire – pregatire, camere de lucru, depozite, sala de studiu si evacuare;
    • rafturi de arhivare si cutii de depozitare;
    • sistem informatizat de evidenta a arhivei, pe baza de coduri bare;
    • acces pe baza de carduri magnetice, pe niveluri prestabilite;
    • alarma si monitorizare computerizata permanenta.

Util Deco asigura un management performant al arhivei depozitate, cu ajutorul unei echipe de profesionisti, specializata si experimentata in servicii de arhivare.

Ca urmare a evaluarii initiale a arhivei ce urmeaza a fi depozitata, se stabilesc operatiunile pregatitoare care trebuie realizate asupra documentelor:

    • preluarea si transportul documentelor de la sediul clientului;
    • realizare actiuni de desprafuire si toaletare, in functie de starea fizica a documentelor;
    • arhivare fizica a documentelor (prelucrarea din punct de vedere arhivistic), in cazul in care acestea nu sunt deja constituite in dosare conform legii.

Organizarea fondului arhivistic rezultat in urma prelucrarii documentelor (dosarele constituite conform legii) presupune realizarea mai multor operatiuni, in vederea asigurarii unei evidente riguroase:

    • ordonarea dosarelor  (conform nomenclatorului arhivistic sau alt criteriu stabilit de comun acord cu beneficiarul);
    • introducerea dosarelor in cutii de arhiva (o cutie contine aproximativ 10 dosare, in functie de grosimea acestora);
    • indexarea cutiilor (realizarea opisului fiecarei cutii si etichetarea cu un cod de bare unic care este introdus intr-o aplicatie electronica) si sigilarea acestora;
    • depozitarea cutiilor pe rafturi, in functie de criteriul de ordonare stabilit (pe servicii, cronologic, pe probleme, termene de pastrare etc.).

Managementul arhivei pe perioada depozitarii este o activitate complexa care necesita cunostinte de specialitate pentru a asigura conservarea acesteia si accesul facil si rapid la documente.

Util Deco implementeaza un sistem complex (fizic si electronic) de evidenta a dosarelor si cutiilor, fara a exclude utilizarea instrumentelor de evidenta reglementate legal: inventare arhivistice, registrul de evidenta curenta a intrarilor – iesirilor unitatilor arhivistice, ghiduri de raft, ghidul topografic de depozit, registrul de depozit, fisa de control.

Pe durata depozitarii documentelor, UtilDeco realizeaza periodic actiuni de:

    • verificare si monitorizare a conditiilor de depozitare (temperatura, umiditate, luminozitate);
    • verificare a echipamentelor tehnice de asigurare a climatului in depozit si a mijloacelor de protectie a documentelor;
    • intretinere a spatiilor de depozitare (desprafuire, dezinsectie si dezinfectie).

Acest serviciu intra in responsabilitatea UtilDeco, fara a presupune costuri suplimentare pentru beneficiar.

Avand un sistem de evidenta riguros, Util Deco pune la dispozitie rapid si usor, la solicitarea beneficiarului, documentul/dosarul/cutia din depozitul de arhiva de care acesta are nevoie.

La sediul clientului

    • beneficiarul va trimite catre UtilDeco o cerere in scris (e-mail sau fax), mentionand numarul dosarului/cutiei (conform evidentelor), persoana de contact si adresa;
    • cutiile se desigileaza in vederea trimiterii dosarelor solicitate, cu o copie a cererii si proces verbal de predare -primire;
    • dupa inapoiere, dosarele/cutiile se rearhiveaza/se sigileaza (cu litere mici).

La sala de studiu UtilDeco
Sala de studiu din cadrul centrului de depozitare UtilDeco dispune de logistica necesara pentru efectuarea de copii xerox, scanare de documente si acces la internet.

    • beneficiarul va trimite catre UtilDeco o cerere in scris (e-mail sau fax), mentionand numarul dosarului/cutiei (conform evidentelor);
    • reprezentatul beneficiarului va avea delegatie din partea organizatiei si act de identitate in original;
    • cutia se desigileaza in prezenta reprezentantului beneficiarului si se resigileaza dupa finalizarea consultarii.

Transmitere electronica a documentelor

    • beneficiarul va trimite catre UtilDeco o cerere in scris (e-mail sau fax), mentionand numarul dosarului/cutiei (conform evidentelor) si modalitatea de transmitere (fax, e-mail);
    • cutia se desigileaza, se identifica documentele, se scaneaza si se trimit prin fax sau e-mail;
    • dosarele/cutia se rearhiveaza/se sigileaza.

Indiferent de modalitatea de consultare, toate intrarile si iesirile documentelor din depozit se semnaleaza in instrumentele de evidenta corespunzatoare.
Lunar, Util Deco transmite beneficiarului o situatie a intrarilor-iesirilor din depozit.

Distrugerea documentelor dupa expirarea legala a perioadei de pastrare se recomanda a se realiza cat mai repede posibil, astfel incat sa se evite costurile directe/indirecte legate de depozitare si sa nu ingreuneze inutil activitatea organizatiei.

Datorita sistemului complex de evidenta utilizat, beneficiarul este instiintat atunci cand documentele stocate in centrul de depozitare UtilDeco se apropie de sfarsitul ciclului lor de viata.

Asiguram, la cerere, distrugere securizata pentru documentele aflate in depozit, in conformitate cu cerintele legislatiei in vigoare. Distrugerea documentelor se efectueaza in conditii de maxima confidentialitate, cu echipamente profesionale si cu respectarea normelor ecologice.